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Caso de implementación
Portal de ingreso para clientes de calibración: un punto único donde el taller registra sus instrumentos, consulta el estado de los trabajos y descarga los certificados sin depender de correos sueltos.
El laboratorio UCX Factor recibe cada semana lotes de calibres, micrómetros y transductores de presión de talleres mecánicos de la región. Antes de este proyecto, la coordinación se hacía por teléfono y planillas compartidas, lo que generaba demoras y errores de identificación de equipos. El portal nació para ordenar ese flujo desde la primera comunicación con el cliente.
Cada cliente manejaba su propia nomenclatura para nombrar los instrumentos. Un mismo calibre podía aparecer como "pie de rey 0-150" en una planilla y como "calibre vernier 150 mm" en otra. Al recibir los equipos, el laboratorio perdía tiempo cruzando referencias y, en algunos casos, la trazabilidad del certificado no coincidía con el instrumento físico.
Además, no existía un registro histórico accesible. Cuando un cliente preguntaba por una calibración realizada seis meses atrás, había que buscar en archivos locales y correos antiguos.
Diseñamos un portal de ingreso con tres funciones centrales: alta de instrumentos con campos normalizados (tipo, marca, número de serie, rango de medición), seguimiento del estado de cada lote en tiempo real y descarga de certificados en PDF con firma digital.
El alta de instrumentos usa una lista desplegable con las categorías que el laboratorio ya emplea en sus procedimientos internos. Así, la información que carga el cliente coincide con la que usa el técnico de calibración, sin traducciones manuales.
Trabajamos en tres etapas. Primero, relevamos los formularios y planillas que ya usaban los tres talleres más activos del laboratorio. De ahí salió la estructura de campos del alta de instrumentos. Segundo, definimos los estados del flujo: recibido, en calibración, certificado emitido y retirado. Cada cambio de estado genera una notificación automática al cliente. Tercero, conectamos el portal con el sistema interno de emisión de certificados para que el PDF se publique en el perfil del cliente apenas el técnico lo aprueba.
La migración de datos históricos fue manual: cargamos los certificados de los últimos 18 meses para que los clientes tuvieran su historial completo desde el primer día. Ese trabajo tomó tres semanas y se hizo con el personal del laboratorio, no con un servicio externo.
El proyecto quedó documentado con el manual de uso del portal, la especificación de campos del alta de instrumentos y un registro de incidencias de los primeros tres meses de operación.
Ese registro fue útil para ajustar las notificaciones: los clientes pedían un aviso cuando el lote entraba en calibración, no solo cuando el certificado estaba listo. Ese cambio se aplicó en la segunda iteración del sistema.